税理士業界においてDocuWorksといえば、資料電子化ツールのデファクトスタンダードといえるほど、知名度があるソフトです。
しかし実際には、導入してはいるものの、うまく使いこなせていないという事務所も多いようです。

あの会計事務所では、DocuWorksをどうやって使っているんだろう？

そんな気になる『会計事務所のDocuWorksの使い方』をこのコラムではお伝えしていきます。

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DocuWorksの機能を知ることで、資料の電子保管が定着

スカイハイ税理士法人は兵庫県姫路市に事務所を構える税理士法人です。
経理代行などのサービスに力を入れておられ、クラウド会計にも精通されている事務所です。

セブンセンスでは2022年の10月から8カ月間、DocuWorksの研修を含めたペーパーレス化の支援をさせていただきました。

ペーパーレス化にはもともと興味があったという橋本代表。多くの事務所と同様に、膨れ上がる書庫の資料に頭を悩ませていたそうです。
DocuWorksにも早い段階から着目し、独自に活用を進めていたそうですが、資料保管の改善までには至っていなかったとのことでした。

橋本氏
「DocuWorksは使用していましたが、自分たちだけでは気づかない利用方法の工夫が非常にたくさんありました。」

それまでは自社の取り組みでも十分活用ができていると考えていましたが、セブンセンスのDocuWorks活用方法を取り入れたことで、運用の幅がかなり広がったそうです。その結果、それまで難しかった資料の電子保管も改善されていったそうです。

橋本氏
「決算後の資料保管は電子保管が定着してきています。。DocuWorksの機能をよく理解したうえで、業務フローを見直すことが重要なのだと思いました。」

DocuWorksをPDFのようなものと考えている方は、紙で保管している資料をそのままスキャンして保存しがちです。この方法ではどうしても電子保管が面倒になってしまい、うまく運用できません。

一方、業務フローの中で紙に出力する段階（例えば決算であれば調書や元帳、試算表などを印刷する段階）でDocuWorksファイルにし、その後はそのまま電子的に保存できれば運用は定着しやすくなります。
このような運用をするためにはDocuWorksの機能を理解し、DocuWorks化した資料を紙の資料と同等以上に使えなければなりません。

また、DocuWorks運用の定着には、ソフト以外での準備も必要ではないかとのこと。

橋本氏
「マルチモニターは必須だと思います。出費懸念があるのか案外シングルモニターのままにされているところが多い印象です。」

マルチモニターの採用には補助金なども活用したそうで、しっかりと環境を整えたことが成功要因だったようです。

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DocuWorksの運用が定着し、マニュアルの共有やRPAとの連携にもチャレンジ。

DocuWorksの使いどころがわかると、自社での運用の工夫もさらに進んだそうです。
当初はクラウドシステムの導入を検討していた作業マニュアルの運用についても、DocuWorksで見直すことに決めました。

橋本氏
「マニュアルが共有化されず、更新されないことが問題となっていました。当初はクラウドのチェックリストシステムを利用することを考えていましたが、紙に慣れている自社の運用では、いきなりクラウドシステムに乗り換えることは難しかったと思います。それよりは紙の運用に近いDocuWorksを使ったチェックリストの運用が合っていました。」

橋本氏
「DocuWorksバインダーの活用方法を知ったことでこれまで以上に利用の機会が増えています。」

DocuWorksには『バインダー』と呼ばれるファイル形式があります。
この形式のファイルが使い分けできるようになると、保存するフォルダ階層を減らせたり、複数の資料を分類した状態で1つのファイルにしたりと、電子資料の取り扱いのレベルが一段階上がります。

工夫次第でさまざまな活用ができるうえ、紙のように取り扱いがしやすいDocuWorks。
ITツールに慣れていない方は、専用システムを使うよりもDocuWorksを工夫して使う方がわかりやすいケースもあります。

現在スカイハイ税理士法人では、RPAを使った業務の自動化にもチャレンジ中。
DocuWorks運用のポイントとなるフォルダ作成を自動化するなど、より一層業務効率を高める手法を検討しているそうです。

スカイハイ税理士法人
〒670-0982
兵庫県姫路市岡田256-1
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