確定申告のピークシーズンを迎え、会計事務所は最大の繁忙期となっています。この時期、多くの会計事務所では、膨大な入力業務やファイル管理に頭を悩ませていることでしょう。

弊グループでは、DocuWorksを活用した業務効率化の支援を行い、多くの会計事務所の現場で導入事例を積み重ねてきました。そこで今回は、自社開発のDocuWorksプラグインを用いた、医療費控除の集計と資料振分の効率化についてご紹介します！✨

解説するのは、ペーパーストックレスのコンサルタントでお馴染みの島口マネージャー！
ぜひ、セブンセンスのDocuWorks活用術を覗き見してください！ (^^♪

🔍 DocuWorks・確定申告・入力業務・ファイル管理・名称付け
…これらのワードに「おっ‼👀」となった方、必ず最後までご覧ください！！！

会計事務所で使いたい！DocuWorksプラグインを自社開発！

セブンセンスグループには、業務効率化を支援する専任エンジニアが在籍しています。これまでにも、「もっと作業をスムーズに進められないか」「手間のかかる作業を自動化できないか」といった現場からの要望に応じて、さまざまなDocuWorksプラグインを自社開発してきました。

こうして開発されたプラグインは、グループ内の業務フローに最適化されており重要な役割を果たしており、どのプラグインも、日々の業務はもちろん、特に確定申告業務で効率を発揮するグループにとって「なくてはならない」プラグインとなっています。

【医療費集計を効率化】DocuWorks「医療費集計ツール」とは？

まずはじめご紹介する「医療費集計ツール」は、確定申告業務の大きな山場である医療費控除の集計を効率化するために誕生しました。こちらのプラグインの歴史は長く、後述する「資料振分ツール」の前身として約8年前に開発がスタートしました。確定申告時に行われる医療費控除の関連業務（名称設定・資料振分・集計）を効率化させるプラグインになります。
開発者によるプラグインの誕生秘話はこちらのコラムでご紹介しています！

では早速、具体的な使用方法に関して、ご紹介していきます！

「医療費集計ツール」の使用方法は？

図の通り、本ツールを使用するためには、顧客から回収した領収書のスキャンデータ（DocuWorksファイル）にメタ情報として資料内容が埋め込まれている必要があります。こちらの埋め込み作業は外部委託をしているため、申告ソフトへの取込までに、弊グループで対応している医療費の集計業務は「顧客回収資料のスキャン」、「医療費集計ツールで埋め込み情報確認＆申告ソフト取込用のファイル出力」の2つになります。

📝POINT📝
DocuWorksは画面に表示されている画像のデータだけでなく、メタ情報（属性や関連する情報を記述したデータのこと）をページごとに持たせることができます。こちらの機能を活用して、弊グループでは医療費の領収書1枚ごとに、日付、人名、診療機関・薬局名、金額、医療費区分といった、集計に必要な情報をメタ情報として持たせています。「医療費集計ツール」は、これらの情報の確認と、申告ソフトに取り込むためのファイルを出力する工程を担っています。

１．該当の資料を選択後、「医療費集計ツール」を起動

２．表示される画像データを見ながら、情報（埋め込まれてたメタ情報）を目視チェック

３．チェック完了後、「エクセル出力」をクリック

バインダーにまとめられたスキャンデータと申告ソフト取込用のExcelファイルが出力されます。

【資料振分の効率化】DocuWorks「資料振分ツール」とは？

「資料振分ツール」は前述の「医療費集計ツール」の機能を発展させる形で誕生した弊グループを代表するDocuWorksプラグインの一つです。

DocuWorksは、資料をまとめたり、バインダーを作成して整理できる特徴がありますが、まとまった資料をばらして仕分けたり、ばらした資料の名称設定に手間がかかる点があります。大量の顧客資料をスキャンし、名称設定をしたり、資料種類ごとにまとめる必要がある会計事務所において、デフォルトの機能だけでは業務の効率化がなかなか進みません。

これらの問題を解決すべく、弊グループが開発したのが「資料振分ツール」です。こちらのプラグインは、画像を見ながら予め設定した資料名をクリックするだけで名称設定が進むため、直感的な操作で大量の資料を振り分けられます。また、確定申告業務に特化した機能を持つ「確定申告版」も開発されており、年間を通して業務には欠かせないプラグインとなっています。

「資料振分ツール」の使用方法とは？

基本的な使用方法は動画でご説明します！

---

今回は、私たちセブンセンスグループが使用しているDocuWorksの自社開発プラグイン「医療費集計ツール」と「資料振分ツール」の活用内容をご紹介しました。現場の声をふんだんに取り入れられて開発された、これらのプラグインを活用することで、会計事務所の業務効率化が実現できることがお分かりいただけたのではないでしょうか。

また、これらのプラグインは、紙資料のスキャン及びデータ化・ファイル名称やフォルダ構成の統一・資料管理ルールの徹底など、DocuWorksを用いたペーパーストックレスの環境があってこそ、最大限に活用することが可能となります。ぜひコラムをご覧の皆さんも、ペーパーストックレス化の一歩にDocuWorksを用いたペーパーストックレス化に挑戦してみませんか？