皆さん、こんにちは！ 紙無 和也です！

いよいよ2023年10月からインボイス制度が始まりました。皆さんの事務所では対応は万全ですか？
私たちも早くから対応を進めていましたが、いざ制度が始まってみると、現場ではまだ混乱しているところもあったりして、少しずつ業務に修正を加えている状況です (汗)

さて、レポートの第2回ですが、
今回は ｢セブンセンスグループのスキャン工程｣ についてお伝えしていきます！

1. スキャン工程の流れ

前回のレポート で紹介した ｢入庫処理｣ を終えた資料は、スキャン待ちの状態となり、キャビネットに保管されます。

資料は、納期の早いものから順に並べられ、優先順位が高いものから処理されていきます。
資料が入ったバッグを開き、まずは “スキャンをする資料” と “スキャンをしない資料” を確認するところから処理が始まります。この確認には資料管理システムが使用されます。

資料管理システムは、この後の ｢資料振分｣ の工程でも活躍するのですが、そちらはあらためてレポートします！

スキャンをする必要のないものは専用のクリアファイルに除けられて、バッグに戻されます。

スキャンは、小型のスキャナを使用する場合と、複合機を使用する場合があります。
A4よりも大きいサイズの資料や、台紙に領収書が貼られている場合などは複合機を使用してスキャンを行います。

小型のスキャナでのスキャン作業は、DocuWorks Desk を使用しながら行います。スキャンで作成されたファイルは、いったん所定のフォルダに集められ、そこで DocuWorksバインダー に束ねられます。

ちなみに、スキャンしたファイルを束ねるDocuWorksバインダーは、入庫処理が完了した時点で作成されています。このバインダーの最初のページには ｢カンバン｣ と呼ばれる、各工程の作業完了を確認する書類が綴じられていて、スキャンを実施した顧問先のカンバンが入ったバインダーに、スキャンした資料を保存することになっています。

スキャン資料が入ったバインダーは、その後、資料振分の工程に送られます。資料の現物は、元通りの状態でバッグへ戻され、月次の税務監査が終了するまで、一時保管されます。

2. スキャン工程の課題と今後の取り組み

システム化され、きっちりルールが整理されていることで、スキャン工程は非常にスムーズに流れているように見えます。しかし、業務をしていて問題になっていることはないのでしょうか？
取材を受けていただいた資料管理課の横井さんにズバリきいてみました。

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このあたりの改善の取り組みを、資料管理課のリーダーである二神さんに伺いました。

現在は顧問先へ現金出納帳を Excel で作成してもらう形もあるそうですが、今後は領収書自体をデータ化した状態で回収する方法を確立していきたいとのこと。 STREAMED などのクラウドサービスを活用しデータになった状態で回収ができれば、横井さんの悩みも解消されそうです。

ただし、データ回収に注力するにあたって、現状の業務フローにも修正しなければならない部分があるそうです。

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データと紙の両方が存在する状況であれば、現在の業務フローでも対応できるのですが、完全データ化となると入庫処理がなくなってしまうため、業務の開始がわからなくなってしまうことが問題点となるようです。
また回収のルートも、クラウドストレージやメール、チャットなど多岐にわたってしまうことで、管理がしづらい状態なのだそうです。

これらの問題については、現在も最優先事項として検討を重ねているとのことでした。
全ての資料がデータになれば、業務効率は圧倒的に向上するはずですから、是非とも今後の取り組みに期待していきたいですね。