「kintoneを導入したものの、結局Excelに戻ってしまった」
実は、こうしたケースは会計事務所でも少なくありません。
特に年末調整や確定申告のような短期間で大量の処理を伴う季節業務において、
「思っていたのと違った」「使いにくい」といった声が現場から上がるのは、よくあることです。

私たちがこれまで支援してきた中でも、
「せっかく導入したけれど、現場で活用できなかった！助けてほしい！」というお悩みの声をいただく機会がありました。

今回は「なぜkintone導入がうまくいかないのか」。
その代表的な失敗例と、それを回避するための設計の工夫をkintoneの導入支援に携わるマネージャー 島口がご紹介します！

🔍 kintone・会計事務所・年末調整・確定申告・Excel・ペーパーレス・DX化
…これらのワードに「おっ‼👀」となった方、必ず最後までご覧ください！！！

【失敗①】顧客名がバラバラ…検索も集計も混沌化…！

＜11月初旬。ある会計事務所にて…＞

年末調整の資料回収が本格化し、管理アプリにデータをどんどん入力していた所員たち。
そんなある日、所長がふと一覧を開いて首をかしげました。

所長　「kintoneに【株式会社 セブン】のデータが3件あるけど、これ全部同じ顧問先じゃない？」
所員A 「え？私は【（株）セブン】で入力してますけど…😥」
所員B 「あ、私は略さない派で【株式会社 セブン】ってちゃんと入力してますよ😮」
所員C 「私は【セブン】って入力していました…😲」

気づけば同じ顧問先がバラバラの表記で3重登録に。
顧問先数が増えるほどこのミスは拡大し、検索が効かない、集計が崩れる、一覧がぐちゃぐちゃ・・・。

最終的に年末調整の管理が上手く行かず…集計作業はExcelに戻すことになりました。
「せっかくkintone導入したのに、かえって手間が増えたよね…」
所員のため息が、所内で静かに響いていました。

📝「ルックアップ」機能とは？
kintoneのルックアップ機能は、別アプリに登録されたマスターデータ（顧客名・会社名・商品名など）を、入力中のレコードに取り込める機能です。
公式ヘルプ ▶ https://jp.cybozu.help/k/ja/app/form/lookup/set_lookup.html

【失敗②】提出期限を誰も見ていなかった…

＜2月下旬。こんな会話が所内で…＞

部長 「（株）セブンさんの確定申告…。資料すらまだ届いてないようだけど、誰か催促してる？😒」
所員A「…あれ？納品期限、今週でしたっけ？😲」
部長 「先週だよ。kintoneに載せてあるじゃない！😵」
所員A「すみません…気づきませんでした…。😥」

納品期限をkintoneで管理していたものの、誰も期限をチェックしていない。
アラート機能も設定されておらず、所員まかせの「気づいた人が催促する」スタイルのまま。
結果、対応が遅れ「確定申告の期限に間に合うのか？！」と顧問先から苦情の電話。
その場は謝罪で乗り切ったものの、所長の顔には明らかに「ガッカリ」の色が浮かんでいました。

📝「リマインダー」機能とは？
指定した日時フィールドの基準日から「○日前」や「○日後」に、自動で通知を送る機能です。
例えば、資料提出期限の3日前に担当者に「資料提出が近づいています」と知らせる、といった利用に便利です。
公式ヘルプ ▶ https://jp.cybozu.help/k/ja/notifications/app/reminder.html

【失敗③】誰が何をやったのか、わからない！

＜年末調整業務の真っ盛り。12月中旬の所内にて…＞

年末調整の対応に大忙しの12月中旬。
部長がとある顧客の年末調整の計算間違いが疑われる箇所を発見しました。

部長 「ここの数字ってなんでこうなっているんだろう…？誰がいつ対応したか知っている？🤔」
所員A「kintoneのアプリには【入力完了】のチェックがついていますが、誰が対応したかは…😥」
所員B「更新履歴を辿れば、誰がチェックしたかわかりますが、履歴が多すぎて見つけられません…😫」

kintoneアプリには工程ごとのチェック欄だけがあり、誰が、いつ、何をやったのかが記録されていない状態でした。
更新履歴を辿れば「誰がいつチェックを入れたか」確認できますが、大忙しのときに、履歴を追いかけるのはとても大変です。
結果、詳細を確認できないまま、別の所員が一から作業をやり直すことに。トホホ…。

📝「ユーザー選択フィールド」とは？
ユーザー選択フィールドは、kintoneユーザーをレコード内で選んで入力できるフィールドです。フォームに配置することで、「担当者」「確認者」「承認者」など、人を指定する項目として使えます
公式ヘルプ ▶ https://jp.cybozu.help/k/ja/app/form/form_parts/user_selection.html

kintoneは「正しい設計」と「現場視点の工夫」で力を発揮します！

kintoneは「自分で作れる業務アプリ」という自由度の高さが大きな魅力です。
しかし、それは同時に「どこまで何を作りこむか」を自分たちで判断しなければならないという難しさでもあります。
実際、今回ご紹介したような失敗はすべて、機能の使い方が間違っていたわけではなく、運用に耐えられる設計になっていなかったことが原因です。

とくに会計事務所のように業務量が多く、繁忙期に突入すると現場が一気に混乱しやすい組織では、「設計そのものが現場の成果に直結する」といっても過言ではありません。

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ご要望を、数ステップの簡単なプロセスでkintone上に実現します。

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