「会計って難しそう…」そんなイメージを持っていませんか？
個人事業主や小規模な会社を経営していると、会計のルールや手続きがよく分からず、「何から始めればいいの？」と悩むことも多いですよね。帳簿のつけ方や経費の扱い、確定申告の準備など、知らないまま進めると後で大変なことになってしまうことも…。

でも、実は少しずつポイントを押さえていけば、会計はぐっと分かりやすくなります。本コラムでは、初心者がつまずきやすいポイントをやさしく解説し、「知らなかったせいで損をする」ことを防ぐための知識をお届けします。コラムを担当するのは、得意げに、そして易しく会計について教えてくれるおカネコ先生です！

今回のテーマ「経費の立替、どう処理すればいいの？」

社員が出張先で交通費を現金で支払ったり、事業主自身が備品を購入した際に立て替えたりする場面はよくありますよね。
このようなケースでは、あとから会社のお金で精算をすることになりますが、実は「誰が立て替えたか」や「どのタイミングで精算するか」によって、会計処理の仕方が変わってくるんです！

「仕訳が複雑そうでよくわからない」
「とりあえず現金を引き出して精算したけど…これで合ってるのかな？」
そんな不安も、正しい知識があれば解消できます。

今回は、初心者の方にもわかりやすいように、立替精算の基本的な処理方法について、おカネコ先生と一緒にやさしく解説していきます。
まずは、「そもそも立替精算とは何か？」から、一緒に整理していきましょうニャ！🐾

立替精算とは

立替精算とは、従業員や事業主が業務上の支出を一時的に自分のお金で立て替え、後日会社で精算を行うことを指します。このような支出は、まず明確に「業務のために使ったお金」であることが証明できる状態にあることが大切です。そして、適切な会計処理を行うことで、帳簿上も正しく整理され、経営判断や税務対応にもつながります。

✅ 立替精算の主な例

・従業員が出張時の交通費を立て替えた
・事業主が業務用の備品を購入した
・社員が接待交際費を立て替えた

いつ、どうやって計上するの？

ケース① 給与支払でまとめず、現金で精算を行う
このような方法は、特に小規模な事業者では一般的です。
例）
5月1日：従業員Aさんが客先に訪問するため電車移動。電車代500円を現金で立替払いした。
5月2日：従業員Aさんが経理担当者に領収書を提出。その場で500円の立替精算をした。

仕訳例

	借方勘定科目	借方金額	貸方勘定科目	貸方金額	摘要
2025/05/02	旅費交通費	500円	小口現金	500円	5/1 Aさん 交通費

ケース② 給与支払にまとめて、振込で精算を行う
例）
5月1日 ：従業員Aさんが客先に訪問するため電車移動。電車代500円を現金で立替払いした。
5月2日 ：従業員Aさんが経理担当者に領収書を提出。
5月30日：給与支払とまとめて500円を立替精算した。

仕訳例

	借方勘定科目	借方金額	貸方勘定科目	貸方金額	摘要
2025/05/02	旅費交通費	500円	未払金	500円	5/1 Aさん 交通費
2025/05/30	未払金	500円	普通預金	500円	5/1 Aさん 交通費精算

※ 立て替えたのが従業員か、事業主（または役員）かによって、使用する勘定科目が異なるため注意が必要です。
従業員が立て替えた場合は「未払金」で処理します。
個人事業主が立て替えた場合は「事業主借」、法人の役員が立て替えた場合は「役員借入金」で処理することが多いですが、法人役員でも状況によっては「未払金」を使うケースもあります。
取引の内容や実態に応じて、適切な科目を選びましょう。

おカネコ先生のワンポイントアドバイス

「立て替えた経費って、どのタイミングで仕訳するの？」「誰が立て替えたかで処理が変わるの？」
そんな疑問も、今回の解説でスッキリしたのではないでしょうか？

特に小さな事業所では、日々の経費精算を簡単に済ませたくなりますが、基本のルールを知っておくことで、後のトラブルやミスを防ぐことができます。

そこで、おカネコ先生からのアドバイスは…🐾

✅ 精算タイミングに応じて処理方法を使い分けよう！
　→ 経理のフローに合わせて使い分けるニャ！

✅ 誰が立て替えたかで、勘定科目が変わるニャ！
　→ 従業員なら「未払金」、事業主なら「事業主借」、役員なら「役員借入金」だニャ！

✅ 領収書やレシートはしっかり保管しておくのが鉄則！
　→ 日付・金額・用途をメモしておくと安心ニャ！

立替精算は、会計初心者でも身につけやすい基本スキル。
日々の処理をきちんと積み重ねて、信頼される経理を目指すニャ！