紙保存に要注意

おはようございます！
税理士の松嶋と申します。

私のパートは【毎週木曜日】です。
税務調査について分かりやすく解説していきます。

それでは、第四百九十五回目。

テーマは、「紙保存に要注意」です。

インボイス制度が施行した現在、次の税務処理の課題として、電子取引のデータ保存の義務化への対応が挙げられます。

電子取引のデータ保存については、令和３年度改正で義務化されました。

しかし、あまりにも現実離れした制度であったこともあり、一定の要件を満たしていれば、その適用が猶予されていました。

これを踏まえ、令和６年１月以降は、原則義務とされました。

しかし、検索要件や真実性の確保など、法令上定められた要件を満たす電子保存が困難な「相当の理由」がある場合には特例があります。

具体的には、プリントアウトした電子取引のデータを紙保存し、データのダウンロードにも応じることとすれば、これらの要件なく電子保存ができるとされました。

この措置をもって、紙保存で問題ないという見解を提示する税理士も多いですが、この紙保存もかなり面倒な取扱いになっています。

具体的には、プリントアウトしたデータについて、取引年月日などにまとめた上で、取引先ごとに整理するなど、取引年月日と取引先について規則性をもって整理して保存する必要があるとされています。

それに止まらず、このように整理された紙資料の綴りから、各資料の基となっている電子データについて、すぐにパソコンの画面に出力できるように措置しておく必要もあるとされています。

従来の電子取引のデータ保存は、特に要件もなくただプリントアウトしておけばよかったのに、令和６年１月からはこのような整理を予めした上で保存する義務が設けられているのです。

税務調査上、紙保存は非常に有利でしたが、その理由は特に整理の要件が設けられていなかったからです。

すなわち、出力したデータの束をそのまま提示すればよく、そうなると調査官が一枚一枚資料を探す手間が発生します。

このような手間を嫌う調査官がほとんどですし、真面目に探すにしても時間がかかるためタイムアップが見込めました。

今後はこのような対応は無理になりますので、税務調査は当然に厳しくなります。

そして何より、おそらくどの会社もどの税理士もこのような対応をしていると思います。

しかし、紙保存はコストがかかるため、税務調査の直前に電子データをプリントアウトすることとし、調査官に対しては予め紙保存をしているとアピールする、といった対応では不十分です。

結果として、令和６年１月からの電子取引のデータ保存は建前としては厳しくなると考えられます。

ただし、そもそも論として、令和３年度改正で、十分な検討がなされずに電子取引のデータ保存の義務化がスタートしたことが、このような過重な負担を引き起こしています。

困ったことに、それをリカバーするためにさらに複雑な特例が設けられています。

今からでも電子取引のデータ保存の義務化は全面撤回をし、無制限に紙保存を認める取扱いに戻す必要があります。

追伸、

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