マニュアルとRPAが効率化のカギ！セブンセンスの確定申告振り返りインタビュー パート1
確定申告は、会計事務所にとって毎年大きな節目となる業務です。今年も無事に確定申告業務を終え、業務の振り返りと今後の改善点について検討を進めています。特に今年は、業務の標準化と効率化を図るために、マニュアルの整備とRPAの活用を強化しました。その結果、前年より400件多い1,900件の申告をスムーズに完了。どのような工夫があったのか、実際に業務を主導した二神マネージャーにお話を伺いました！🎤
🔍業務管理・確定申告・RPA・マニュアル
…これらのワードに「おっ‼👀」となった方、必ず最後までご覧ください！！！
DX支援部 BPO支援課 マネージャー
静岡拠点で勤務。年末調整・確定申告業務の企画を担当している。
マニュアルとRPAの整備を推進
ー 今年の業務を終えて、率直な感想はいかがでしょうか？
計画通りに進んで、大きなトラブルもなく終えられたので良かったなというところです。昨年よりも件数が増えていたので、その点でも問題なく無事に終えられたことは良かったと思います。
ー 外部受託に関しては、昨年より400件増えたそうですね。
昨年が約1,500件で、今年が1,900件というところですかね。
ー 普通であれば、それだけ件数が増えれば業務の負荷も増えそうですが、そのあたり順調に進んだ要因は何でしょうか？ なぜこんなにスムーズに進められたと思いますか？
昨年に比べると、投入している人員も増えてはいます。新卒社員が1名増えましたし、短期アルバイトの方も3名ほど多く採用しました。ただ、人数が増えたことだけではなく、業務の流れ自体も見直して、各工程のマニュアルを整備したことが、より大きな効果があった部分かと思います。
令和7年度バージョンとして、各工程ごとにマニュアルを整えましたし、昨年の時点できちんとマニュアルが整備できていた部分に関しては、RPAの導入も検討しました。人がやらなくてもいい工程を増やしていくことで、件数が増えてもそこまで負荷を感じずに対応できたと思います。
ー では、そのマニュアルとRPAの活用が大きな要因だったということでしょうか？
そうですね。特に申告書の作成に関しては、マニュアルとRPAの活用で大きくカバーできていると思います。決裁はまだ人が行う必要がありますが、作成の部分についてはかなり効率化できました。特に決裁書類に関しては、RPAで出力できるようになったので、ファイル名称の統一も進み、決裁者にとっても確認が楽になったのではないかと思います。
詳細なマニュアルが教育に必要な時間を削減
ー マニュアルの整備について、具体的にどのようなことを行ったのですか？
基本的には、申告書の作成方法や納税連絡の書類の作成方法をより詳細に整理しました。申告書の作成だけを見ても、管理表に入力してから完了するまでの流れをすべてマニュアル化しました。たとえば、「まずここを開いて、このボタンを押して、この情報をチェックし、この情報をここに登録する」といったように、細かく作成しました。
ー 昨年よりもマニュアルの量は増えたということですか？
そうですね。マニュアルの量も増えましたし、ページ数も増加しました。
ー その結果、短期アルバイトの方に教える時間も少なくなったということでしょうか？
教える時間はかなり短縮されました。マニュアルを見れば、特にトラブルがなければ一人で完結できるようになっています。事前の準備も年々良くなってきており、マニュアルも随時更新していっているので、さらにスムーズになっています。
業務スケジュールのコントロールと、さらなる自動化が課題
ー 一方で、狙い通りに進まなかった部分もあったのではないかと思いますが、その点についてはいかがでしょうか？
計画通りにいかなかった点としては、スケジュールが当初の予定よりも後ろ倒しになった時期があったことですね。短期アルバイトの方が1日10人ほど入るのですが、仕事の量が少ない日が発生することがありました。どうしても受託先から資料を預かり、それを処理し、引き継ぎをして進める形になるので、こちらでコントロールできる範囲には限りがあります。それでももう少しコントロールができていればよかったと反省しています。
短期アルバイトの方に早く帰ってもらうほど仕事がない、という状況にはならなかったものの、業務量が少ない日が数日発生してしまいました。そこは今後の改善点だと考えています。
ー この辺りについて、来年に向けた改善のイメージはすでにありますか？
できる限りコントロールできるように、受託先との交渉や資料回収のタイミングを調整し、ピークコントロールを意識した働きかけを強化していく予定です。一方で、短期アルバイトの方に担当してもらっている作業の多くはすでにマニュアル化されているため、RPAの導入をさらに進め、人がやらなくても良い業務に置き換えていくことも考えています。その結果、短期アルバイトの方の業務を減らし、より効率的なフローを構築できるのではないかと思います。
ー 現状でもまだ自動化できる部分が残っているということですね？
まだかなりあると考えています。今回を振り返ってみても、優先順位が低くて手をつけられなかった部分がいくつかありましたが、よく見ると、反復的な作業をただ繰り返しているだけという工程が存在しています。数分の反復的な作業を人が担当しているケースもあるので、そうした部分をなくしていくことで、人が行う業務を減らせると考えています。結果として、シフトの調整も楽になり、全体の効率がさらに向上するはずです。
今回の確定申告業務を振り返ると、マニュアル整備とRPAの活用が、業務の効率化だけでなく、正確性の向上やスムーズな進行にも大きく貢献していたことが分かります。一方で、業務量の調整やさらなる自動化の余地が残っていることも見えてきました。
こうした振り返りを活かしながら、来年に向けてさらに改善を進めていきます。より効率的でスムーズな確定申告業務の実現を目指し、引き続き挑戦を続けていきます！最後までお読みいただき、ありがとうございました🌟