確定申告のピークシーズンを迎え、会計事務所は最大の繁忙期となっています。この時期、多くの会計事務所では、膨大なファイル管理に頭を悩ませていることでしょう。ファイルが増えるにつれ、誤って他のフォルダに保存してしまうミスや、必要な情報を見つけるのに時間がかかるといった問題が発生しがちです。

そこで今回は、DocuWorksの自社開発プラグインと「eDocArrangement2」を活用した、効率的なファイル管理の事例をご紹介します！✨

解説するのは、ペーパーストックレスのコンサルタントでお馴染みの島口マネージャー！
このヒントを知れば、業務が驚くほどスムーズになるかも…！(ﾟДﾟ;) ぜひ最後までご覧ください！✨

🔍 DocuWorks・確定申告・ファイル管理・フォルダ切替・名称付け・資料整理
…これらのワードに「おっ‼👀」となった方、必ず最後までご覧ください！！！

会計事務所で使いたい！DocuWorksプラグインを自社開発！

セブンセンスグループには、業務効率化を支援する専任プログラマーが在籍しています。これまでにも、「もっと作業をスムーズに進められないか」「手間のかかる作業を自動化できないか」といった現場からの要望に応じて、さまざまなDocuWorksプラグインを自社開発してきました。

こうして開発されたプラグインは、自社の業務フローに最適化されており、どれも重要な役割を果たしています。今回ご紹介するのは、日々の業務はもちろんですが、確定申告業務で特に効率を発揮する「関与先BOX切替プラグイン」。弊グループにとって「なくてはならない」プラグインの一つです。

早速、「関与先BOX切替プラグイン」の具体的な機能と活用方法について詳しく見ていきましょう。

DocuWorks「関与先BOX切替プラグイン」とは？

「関与先BOX切替プラグイン」は、DocuWorks上で顧客ごとのフォルダ管理を効率化するために開発されました。このプラグインは、DocuWorks Desk上にボタンとして設置されており、ユーザーがフォルダを簡単に切り替えられる仕組みになっています。

あらかじめ顧客ごとに付番した顧客コード（例：999999）を入力し、リンクフォルダを指定することで、該当のフォルダがすぐに表示されるため、膨大なフォルダの中から手作業で探す手間が大幅に削減されます。また、大量のファイル管理を要する繁忙期に起こりがちな、誤ったフォルダへの保存や移動のミスも防止できます。

「関与先BOX切替プラグイン」の使用方法は？

ここからは「関与先BOX切替プラグイン」の使用方法を、具体的にお伝えします！

１．「関与先BOX切替プラグイン」のアイコンをクリック

アイコンは、その他の自社開発プラグイン（「資料振分ツール」など）と同様に、DocuWorks Deskのツールバーに表示しています。ワンクリックで呼び出せるので、非常に手軽に使用できます！

２．顧客コードを入力

あらかじめ付番した顧客コードを入力します。

３．関与先BOX番号（１～４のいずれか）を入力

関与先BOXとは、画面左に常時表示されているリンクフォルダを指します。
計4つのBOXの内、開きたい場所（番号）を入力することで、任意の場所に顧客フォルダを表示させることができます。

４．関与先BOXにリンクフォルダ（顧客フォルダ）が表示される

３で指定した関与先BOXに顧客フォルダが表示されます。

「eDocArrangement2」とは？

「eDocArrangement2（イードックアレンジメントツー）」は、DocuWorksの機能を拡張するツールで、文書の仕分けや処理を自動化することができます。多くの処理を自由に組み合わせられる高いカスタマイズ性が特徴です。セブンセンスグループでは、この「eDocArrangement2」を活かし、確定申告業務をはじめとする繁忙期の業務を効率化しています！（公式サイトはこちら）

今回は、確定申告の電子申告における活用事例をご紹介します。

「eDocArrangement2」の活用方法は？

確定申告の時期は、多くの顧客の電子申告を送信する必要があります。ほとんどの申告ソフトに一括送信の機能が備わっていますが、電子申告後に出力されるメール詳細をDocuWorksに印刷すると、1つの束になってしまい、顧客ごとにリンクフォルダを分けて資料を保管している場合、メール詳細のファイルを顧客ごとに分ける作業が発生します。従来、セブンセンスでは、これらの振り分け作業を手作業で行っていましたが、一括で処理する電子申告の件数が多ければ多いほど、振り分け作業に膨大な時間がかかってしまう課題がありました。

そこで「eDocArrangement2」を活用し、これらの振り分け作業を自動化する仕組みを導入しました。

セブンセンスで自動化した作業は、以下の3つです。
（１）束になったDocuWorksファイル（電子申告のメール詳細）をばらす
（２）ばらしたファイルを顧客ごとに束ねて名称付けをする
（３）顧客ごとに束ねたファイルを顧客別にフォルダに保管する

（１）束になったDocuWorksファイル（電子申告のメール詳細）をばらす
（２）ばらしたファイルを顧客ごとに束ねて名称付けをする

まず（１）と（２）を自動化するため、セブンセンスでは「電子申告ばらし」と「申告」というフォルダを作成。「電子申告ばらし」に対して「eDocArrangement2」で、DocuWorksファイルを「ばらして」、顧客ごとに「束ねて」名称付けし、完成したファイルを別のフォルダ（「申告」）に「保管」する設定をしました。これにより、束になった電子申告のメール詳細を顧客ごとに振り分けることができます。

（３）顧客ごとに束ねたファイルを顧客別にフォルダに保管する

次に、別途作成した「振り分けフォルダ」に対して、「eDocArrangement2」で、DocuWorksファイルを各フォルダに振り分ける設定をしました。これにより、顧客ごとに束ねたメール詳細を自動的に各顧客フォルダに振り分けることができます。

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今回ご紹介した「関与先BOX切替プラグイン」や「eDocArrangement2」 は、業務の自動化と効率化に大きく貢献しました。しかし、これらのツールを最大限に活用できたのは、事前にフォルダの階層や名称のルールを徹底していたからです。

ツールを導入する前に、まずは 「どの情報を、どこに、どのように整理するのか」 という基盤づくりから始めてみませんか？整理された環境が整えば、業務の効率化がスムーズに進み、ツールの効果もより実感できるはずです。

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