年明けから始まる確定申告業務――会計事務所にとって最大の繁忙期がいよいよ近づいてきました。この時期を乗り切るためには、業務の効率化が何より重要です。

弊グループではこれまで、DocuWorksを活用した日常業務の効率化について、セミナーやコラム、事務所見学会を通じてご紹介してきましたが、今回は、確定申告だけにスポットを当てたDocuWorks活用術をたっぷりご紹介します！

今回は「セブンセンスのPSL（ペーパーストックレス）」といえばこの方！✨
PSLコンサルタントの島口さんが、DocuWorksを活用して通知書管理やスキャン資料の仕分けを自動化する具体的な方法をご紹介！繁忙期の負担を劇的に軽減し、確定申告をスムーズに進めるための大きなヒントになるはずです。
では、島口さんお願いします！≡(੭•̀ᴗ•̀)੭

🔍 DocuWorks・電子申告・自動振分・自動名称設定・通知書
…これらのワードに「おっ‼👀」となった方、必ず最後までご覧ください！！！

長年の活用実績から示す！確定申告におけるDocuWorks活用術

これまで、セミナーやコラムで、DocuWorksの基本機能について重点的にお話をしてきましたが、DocuWorksは単なるドキュメントの管理ツールではなく、プラグインや外部ツールを組み合わせることで、様々な業務の「自動化」を進めることができます。特に確定申告のような沢山のデータを扱う業務では、その効果が非常に大きいです。

今回は様々なツールの中から、外部プラグイン『eDocArrangement2』を用いた活用事例をご紹介します。ファイルの自動振分や自動名称設定、自社ツールを用いた進捗管理表との連携など…長年DocuWorksを活用し、業務改善を繰り返してきたからこそ構築できたものばかりです！

『eDocArrangement2』で自動振分・自動名称設定！

『eDocArrangement2』とは

まず、『eDocArrangement2』について概要をご説明します。
『eDocArrangement2』は、DocuWorksの機能を拡張するツールで、文書の仕分けや処理を自動化することができます。OCRやQRコードの読み取り、ファイルの移動や変換、データベース処理などを得意としており、多くの処理を自由に組み合わせられる高いカスタマイズ性が特徴です。ユーザーの業務に合った処理フローを簡単に作成でき、業務の効率化とミス防止を実現します。

セブンセンスグループでは、この『eDocArrangement2』の柔軟性を活かし、確定申告業務をはじめとする繁忙期の通知書管理や資料の振り分け作業を効率化することで、作業時間の短縮とミスの防止を実現し、業務フロー全体の最適化に貢献するツールとして活用しています！

１．電子申告後の通知書の束を、各顧問先ごとファイルをばらして名称設定！

電子申告後に出力される通知書は、複数の顧問先が1つのDocuWorksファイルに束ねられた状態で出力されます。このままでは、それぞれの顧問先ごとに仕分けし、名前を付け直す作業が必要となり、手作業では多大な時間と手間がかかる上、ミスが発生するリスクも高まります。

そこで、『eDocArrangement2』を活用し、この作業を自動化しました。
セブンセンスでは通知書の名称を「（顧問先コード）-申告-（日付）」とするルールで運用しているため、この名称ルールを自動化するには、顧客コードと通知書に記載される利用者識別番号を紐づける必要がありました。

そこで、以下の手順で設定をしました。

（１）対応表を作成
事前準備として全顧客の「顧客コード」と「利用者識別番号」の対応表をcsvファイルで作成し、指定したフォルダ内に保管。

（２）『eDocArrangement2』で以下を設定
① 指定したフォルダにDocuWorksファイル（通知書）が追加されたら感知
② ①で感知したら、通知書内に記載された利用者識別番号をOCRで読み取る
③ ②で読み取った利用者識別番号を、フォルダ内に格納されている対応表から照合し顧客コードを取得
④ ③で取得した情報をもとに、各通知書を「（顧問先コード）-申告-（日付）」という形式で名称設定し、顧客ごとばらして保存

これにより、以前は数時間かかっていた仕分け作業がなんと10秒で完了！特に確定申告の繁忙期にはスタッフの大きな負担軽減に繋がりました。この仕組みは、業務の効率化と正確性の向上において、欠かせないものになっています！

２．通知書を各顧客フォルダに自動振分！

次にご紹介するのは、１で名称設定した通知書を顧客ごとのフォルダに自動振分する仕組みです。
この仕組みでは『eDocArrangement2』で機能を設定した「振分用フォルダ」に通知書を格納すると、ファイル名に含まれる顧客コードを基に顧客フォルダを特定し、通知書を各フォルダに自動で振分けます。

この仕組みにより、通知書の振分けミスが防止されるだけでなく、フォルダ操作の時間を大幅に削減できました。特に、大量のデータを扱う確定申告業務において、この自動振り分け機能は正確性と迅速性を両立し、スタッフの負担軽減に大きく貢献しています。

こちらの仕組みは、通知書の他にも、スキャンした顧客資料の振分にも活用しています。特に確定申告の時期には、短期アルバイトや外部ワーカーの皆さんが資料のスキャンを行うことがありますが、外部のスタッフが顧客フォルダに直接アクセスできる環境は情報管理上のリスクが伴います。そこで、こちらの振分機能を使えば、直接顧客フォルダにアクセスすることなく資料を移動できるため、セキュリティ面でも非常に役立っています。

📝POINT

自動処理に不具合が生じた場合、エラー内容がまとめられたcsvが出力されます。常時取得できるログ情報と併せて、詳細を確認できるため、万が一のときも安心です！

まとめ

セブンセンスではDocuWorksプラグイン『eDocArrangement2』を活用することで、確定申告業務における通知書管理やスキャン資料の振り分けといった作業を自動化し、業務効率の大幅な向上を実現しました。

次回のコラムでは、セブンセンスグループが独自に開発したツールについて詳しくご紹介します。現場の声を迅速に形にし、さらなる効率化を実現するツールの活用事例をご期待ください！👀✨