【初心者必見】kintoneを最大限に活用する「7種の神器」
「kintoneを導入したけれど、思ったように使いこなせていない…」そんなお悩みをお持ちの方に、ぜひご参加いただきたいのが弊グループで開催する『kintone 実践トレーニング』です。会計事務所で活用する際に重要となるポイントを押さえ、基本機能から効率化のコツまでを習得できるこの講習は、「kintone」の導入効果を最大限に引き出すための絶好のチャンスです！
今回、弊社の社員であり講師を務める島口さんにインタビューを行い、トレーニングの魅力について詳しく伺いました。島口さんが講習で説明する「7つの神器」とは一体何なのでしょうか？その一部をご紹介し、kintoneの効率的な使い方について触れていきます。kintone活用の第一歩を踏み出すためのヒントになること、間違いないし！
今回インタビューした方
島口 雅
Profile
2010年アイクスグループ (現 セブンセンスグループ) 入社。 システム部門で採用され、社内サポートおよび年末調整や確定申告などの季節業務の企画・運営を担当。
2015年より、会計事務所向けにペーパーレス化の仕組みの指南するPSL（ペーパーストックレス）コンサルティングや、会計事務所向けにkintone管理者の育成を支援する、kintone管理者サポートに携わる。
現在は、会計事務所専任コンサルタントとしてPSL導入支援やkintone管理者サポートを行っている。
kintoneの「7種の神器」とは？
まず、今回の『kintone 実践トレーニング』では、kintoneを使いこなす基本機能の「7種の神器」がキーとなっているとのことですが、ズバリその7種についてお伺いできますか？
はい！まず、7種の神器とはこれらの基本機能のことを指しています。
１．フィールド「ユーザー選択」
２．フィールド「日付」
３．コメント機能
４．一覧画面
５．グラフ画面
６．通知
７．アクセス権
どの機能もkintoneを使うに当たって、欠かせない機能ですよね！
改めて、島口さんが「7種の神器」として選ばれたポイントを教えてください。
では、それぞれ簡単にご説明しますね！
- 「ユーザー選択」フィールド
kintoneに登録されたユーザーアカウントを選択できるフィールドです。一見シンプルなフィールドですが、担当者を指定することでタスクを明確化できたり、通知機能と連動させることもでき、拡張性が高く多用途に活用できます。 - 「日付」フィールド
日付選択ができるフィールドです。こちらも一見シンプルですが、文字列で入力した日付とは異なり日付にまつわるさまざまな自動化を実現できます。たとえば期日の設定により、自動でリマインダーを送信したり、期日が近づくと視覚的に強調表示することができます。手入力では実現しにくい精確な期限管理ができ、計画的な業務進行を支える機能です。 - コメント機能
一般的なチャットとは異なり、案件ごとにコメントを発信できるため、情報が一元化され、見落としのリスクが軽減されます。また、各案件に関連するやり取りが保存されることによって、過去のやり取りを簡単に振り返ることが可能です。 - 一覧画面
必要なデータをエクセルのように一覧で表示できる機能です。フィルタや並べ替えを活用して、特定の情報だけを抽出したり、表示順を変更したりできます。自分の担当案件や特定条件に基づいたデータを手軽に確認でき、視覚的に整理された情報が業務の効率化をサポートしてくれます。 - グラフ画面
アプリに保管されたデータをリアルタイムで自動的にグラフ化できます。たとえば、顧客の決算月ごとの分布や売上規模別の顧客数など、特定の指標に基づく分析が一目で把握可能です。また、設定もExcelのような関数を用いた集計は不要のため、kintoneの最大の売りである「ノーコードで使用できる」便利さを体感できると思います。また、グラフから該当データの詳細をワンクリックで確認できるため、分析結果から個別の案件にすぐにアクセスできます。 - 通知
期日や進捗に合わせて担当者にリマインダーを送ることで、作業漏れを防止します。「ユーザー選択」や「日付」フィールド、「コメント機能」などと併用することで、ご希望に沿った形で通知の発信が可能となります。必要な情報が即座に共有されるため、タイムリーな対応が可能になり、チーム全体の連携を促進します。 - アクセス権
特定ユーザーへの閲覧権限を制御できる重要なセキュリティ機能です。例えば、従業員の個人情報は管理者だけに見せ、アルバイトには顧客の売上情報を非表示にするなど、情報の閲覧範囲を細かく設定できます。これにより、機密情報の保護が強化され、業務の安全性が確保されます。
なるほど…！どれもkintoneの基本機能ですが、改めて見直すと便利な機能ばかりですね。基本機能も侮れません！
そうなんです！kintoneにはサードパーティー製のプラグインも充実していますが、これらの基本機能の使い方をきちんと理解することが、kintoneの魅力を最大限に活かすカギとなります。今回は「日付」フィールドについて少し掘り下げてお話しますね。
シンプルだけど優れもの！「日付」フィールドの魅力
まず、「日付」フィールドは期日管理等で幅広く活躍するフィールドであるとご説明いただきました。もう少し具体的にお伺いできますか。
はい！もちろんです。
まず、どの業界でも期日管理は重要ですが、法的な期日が決まっている業務が沢山ある会計事務所では、より細かな期日管理が必要です。特にこれから迎える年末調整・確定申告期間中は、件数が多く進捗管理が重要かと思います。1件見落としていただけで、全体スケジュールに大きな影響を与えかねません。
そうですよね。見落としもありますが、お客さまの資料回収が遅れ、期日間近になってバタバタしてしまうなんてことも、よく耳にします。
そこで活躍してくれるのが、こちらの「日付」フィールドになります。
具体的には「7種の神器」で挙げた他の機能と併用することで、その力を発揮します。
【最強タッグ その１】 「日付」フィールド ✕ 通知機能
まず通知機能と併用した例をご紹介します。「日付」フィールドに期日をセットしておき、事前にアプリで通知設定をすると、セットされた期日に対してリマインドの通知を自動送信できます。こちらの機能を活用することで、案件ごとに資料回収や処理の期日が間近になったタイミングで担当者に対応を促すことができるのです！
これなら「うっかり忘れてしまった！」なんてことを防げますね！
【最強タッグ その２】 「日付」フィールド ✕ 一覧画面
次は、一覧画面と併用した例です。こちらでは、”納品期日が明日の案件”や”契約日が昨年の案件”といったように、任意の範囲で絞り込みができるため、必要なデータにアクセスしやすくなるメリットがあります。
そうですね！しかも、使用者の私たちにとっては、Excelのように関数を使うことなく選択式で手軽に絞り込めるのも嬉しいポイントです。
【最強タッグ その３】 「日付」フィールド ✕ 「計算」フィールド
最後は「計算」フィールドと併用した例です。会計事務所の期日管理で最も重要となるのは法的な申告期限かと思います。確定申告のように毎年同日が申告期限のものもありますが、基準日から○日後・○ヵ月後が申告期限になるものも沢山存在します。そこで、力を発揮してくれるのが「計算」フィールドです！
どのように使うのでしょうか？
「計算」フィールドは演算子や関数を利用してあらかじめ計算式を作成することで、アプリ内の他のフィールドを用いた値を計算することができます。この計算式に「日付」フィールドを用いることで、基準日から○日後といった値を自動的に計算できるのです！加えて、計算式は設定画面のみで変更できる仕様なので、Excelのように計算式を編集してしまう心配もございません！
お客さまによって期限が異なる申告が多い会計事務所にとって、自動で日付を計算してくれるなら非常にありがたいですね！それに複数人で作業することが多いので、誤って計算式の変更してしまう恐れがないのは嬉しいです。
様々な活用方法をご紹介しましたが、「日付」フィールドは選択式の項目になるため、単体で使用した場合でも、完了日や契約日などの履歴管理にも役立ちます。手軽でありながら汎用性が高いフィールドになります。
その分、長期的な運用を想定した際に、設定で気を付けたいポイントもございますので、今回のセミナーでは実際に画面を見ながら、しっかり解説させていただきますね！
最後にメッセージを！
kintoneは、専門知識がなくても誰でも簡単に使えるというメリットが広く知られていますが、
本当に便利さを実感するには実際に触ってみることが大切です。
「kintone 実践トレーニング」では、
今回ご紹介した「7種の神器」をさらに詳しく解説しながら、
全3回の講習で実際に画面を見ながら個別サポートにも対応いたします。ぜひご参加ください！
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