「kintoneを使って年末調整を効率よく進めたい」とお考えの会計事務所様も多くいらっしゃるのではないでしょうか。この時期、増加する業務量に対応しながら効率を高めることは、会計事務所にとって大きな課題です。今回は、年末調整を円滑に進めるためのポイントと、kintoneを活用した具体的な方法をご紹介します。

年末調整のよくあるお悩み その１
「担当者間のミスコミュニケーション」

短期間で多くの処理を行う年末調整業務では、担当者間の意思疎通のズレがトラブルの原因になることも少なくありません。kintoneには、そんな課題を解決するための3つの機能があります！

まず1つ目は、「プロセス管理機能」です。
この機能を使うことで、担当者はお客様の案件の進捗状況を一目で把握することができます。例えば、年末調整の処理がまだ始まっていない案件に対して「年末調整 処理待ち」、処理が完了した案件は「年末調整 処理完了」といったステータスを個別に設定することで、各案件の状況が視覚的に表示されるため、どのステージで業務が止まっているのかを迅速に把握することができ、ミスコミュニケーションを防ぐ効果があります。

2つ目は、「コメント機能」です。
この機能を使うと、各案件の詳細画面内でチャット形式でのやり取りができ、案件ごとに必要な情報を共有できます。例えば、資料が一部回収できていないことを担当者間で通知しあったり、作業の進捗状況をメモとして残したりできます。口頭でのやり取りや個別メモに頼らず、情報をkintone上で一元管理できるため、伝達漏れや勘違いを減らし、業務の効率化を図ることができるでしょう！

そして3つ目は、「リマインダー機能」です。
この機能では、特定の条件に応じて自動的に通知を送る設定が可能です。例えば、資料回収が完了してから2日経っても年末調整の処理が始まっていない場合には、担当者に対して自動で「処理を開始してください」というリマインドを送ることができます。このように、設定に基づいてタイミングよく通知を行うことで、作業の抜け漏れを防ぐことができます。特に期日に追われがちな年末調整業務では、リマインダー機能を活用することで、期限管理をより確実に行うことができます！

まとめると…
１．プロセス管理で進捗状況を可視化
２．コメント機能で情報を共有
３．リマインダー機能で漏れを防止
この3つの機能を組み合わせることで、担当者間のミスコミュニケーションを効果的に解消できることでしょう！

年末調整のよくあるお悩み その２
「作業案件を漏らしてしまう」

年末調整のように複数の業務を並行して進める場合、担当者がやるべき作業をうっかり見落としてしまうなんてことも！
しかし、kintoneの「プロセス管理機能」を活用することで、こうした課題を解消できます。

kintoneにログインすると、作成した進捗管理アプリの未完了の案件が数字で表示されるため、常に自分が進めるべきタスクを把握できます。また、先ほどご紹介したリマインダー機能で通知されたものは、処理を進めない限り、こちらの数字が表示されたままになるため、仮に期限を過ぎてしまっても忘れずに処理できます。これにより、作業の抜け漏れを未然に防ぎ、忙しい時期でも安心してタスク管理ができる環境を整えましょう！

年末調整の「よくあるお悩み」その３
「担当者ごとの進捗管理が難しい」

年末調整業務など、複数の担当者が関わる業務では、各担当者の進捗を把握することが難しくなりがちです。
しかし、kintoneの「グラフ機能」を利用することで、状況に応じて進捗状況を視覚的に表示できます。

例えば、「チェック待ち」や「資料回収中」など、現在のステータスを簡単に確認することができます。さらに、グラフをクリックすると、その状態にある案件の一覧が表示され、どの担当者がどの案件を抱えているのか、すぐに確認できます。
もし進捗が滞っている案件があれば、管理者はその原因を掘り下げて調査し、迅速に対応することも可能です。このように、kintoneのグラフ機能を活用することで、全体の進捗を一目で把握でき、チーム全体の業務を効率的に進めることができます。

いかがでしたでしょうか？

年末調整の準備を確実に行うには、早めの対策と効果的なツールの導入が重要であることがおわかりいただけたかと思います！