2023.12.11

セブンセンスグループの納品工程の秘密　ペーパーレス事務所の “舞台裏”　第7回

皆さん、こんにちは！ 紙無和也です！

私たち会計事務所の職員は年末調整業務の真っ最中ですが、保険料の電子控除証明書ってどう思います？
データで入手できることで手間が省けるってことですけど、全然利用されている感じはしないし、たまに問い合わせが来て説明が面倒なんですよねぇ。
だったらいっその事、年末調整自体マイナポータルでやってくれたらいいのに…と思っているのは私だけではないはず。
事業者からはマイナンバー紐づけされた月次給与データをアップロードすればおしまい！って、できる気がするんですよねぇ…。
あ、私たちの仕事なくなっちゃうのかな…（汗）

さて、今回のレポートでは月次業務の最終工程である「納品工程」をお伝えしていきます。
前回レポートで、”監査工程は、最終的に月次試算表をアウトプットして完了”と書きましたが、実はこの段階では試算表は印刷されていません。
いったいどのように顧問先に提供されているのでしょうか？
一緒に確認していきましょう！

1. 納品工程の流れ

監査が終了した段階でアウトプットされる試算表は、紙に印刷されるのではなく、DocuWorksファイルとして保存されている状態です。
DocuWorksを使用したことがある方であればご存知かと思いますが、DocuWorksファイルは印刷時のプリンタドライバの選択で「DocuWorks Printer」を選択することでアウトプットされます。

アウトプットされたファイルは、表紙にカンバン(※第2回参照)をつけた状態で、顧問先担当者の個人フォルダに保存されます。
ちなみにセブンセンスグループでは、個人間でのファイルの授受をするフォルダのことを「送受信フォルダ」と呼んでいます。
送受信フォルダは、試算表のやり取り以外でもさまざまなファイルの授受に使用されます。

試算表を受け取った顧問先担当者は、顧問先の要望や訪問のタイミングなどを考慮して、税理士の確認後にデータ送信・持参・郵送のいずれかの方法を選択できるようになっています。
データ送信の場合はPDFに変換してメールやチャットなどで提供を行い、持参の場合は各自で印刷を行って訪問時に手渡しします。
郵送の場合は所定のフォルダに試算表のファイルを保存しておくと、総務部が印刷を行って発送してくれるようになっています。
どの様な形で提供されるかについては、カンバンに記載欄があるので、そちらに記録するルールとなっています。

なお、顧問先への提供が終わった試算表ファイルは、「完了」というフォルダにいったん保存することになっています。
このフォルダにファイルを保存すると、ファイル名に記載された顧問先コードをもとに、各顧問先のデータが保管されているフォルダに自動的に移動するような仕組みになっています。
これによって、月次試算表ファイルは必ず顧問先ごとに用意されているフォルダに確実に保存され、提供された原本と同じ内容のファイルが控えとして残ることになります。

また、月次入力で回収した資料も、このタイミングで合わせて返却されます。
持参するか郵送するかは選択できますが、いずれにしても基本的に月次入力が終われば資料を返却してしまうため、顧問先ごとの資料保管は常に最小限で済んでいます。

2. 納品工程の課題と今後の取り組み

納品工程の課題について、BPO課の村上マネージャーにお話を伺いました。

印刷や郵送コストといった会計事務所側の問題を解決する意味もありますが、環境面への配慮や、提供スピードや保管場所という面から顧問先にとってもメリットが大きいこともデータ納品を推進する理由となっているようです。
現在は、各担当者が顧問先に対してデータ提供方法（メール・チャット・クラウドストレージ）の確認を進めているそうです。

一方、クラウド会計などで試算表そのものをアウトプットせずにデータとして提供したり、bixidやManagenoardといった試算表の表示が可能なクラウドツールを介した提供は、まだこれからといった状況のようです。