皆さん、こんにちは！ 紙無 和也です！
ペーパーレス化を推進しているセブンセンスグループですが、先日「やっぱりペーパーレス化って素晴らしいな！」と思う出来事がありました。

それは久々の出張での出来事なんですが、実は私、出張先に“ある資料”を持っていくのを忘れてしまったんです。
新幹線の中で気づいてドキッとしたんですが、その資料の原稿は社内サーバーに残っていたので、出張先の事務所で印刷をすることができたんですね。
普段からペーパーレスで仕事をしているとデータがきちんと残っているので、セキュリティを確保したうえで社外からアクセスできれば、どこからでも閲覧できるというのはとても便利ですよね！

ただ、悲しくなったのが、帰宅後に忘れたと思った資料がカバンの隅からひょっこり現れたことでした…。
ペーパーレスで資料は整理されても、私の頭は整理されていないようです…。

さて、今回のレポートのテーマですが「資料振分工程」をお伝えしていきます。
一般的には、お預かりした資料の現物を整理したうえで、入力していくことが多いのではないかと思いますが、セブンセンスグループではこの処理をスキャンして電子化したデータで行っています。
電子化したデータを効率的に振り分ける業務の様子を、是非ご確認ください！

1. 振分工程の流れ

スキャン工程とは異なり、ここからは現物の資料がなくなってしまうので、実施する業務は進捗管理表を参照します。
管理表の「資料振分」の工程にたまっているタスクを確認していきます。

続いて、処理を行う顧問先の「月次フォルダ」に、スキャンが終わった資料のDocuWorksバインダーファイルを移動します。
この月次フォルダは、顧問先情報を保管するフォルダ内にある、月次処理を行う該当月の資料を保管するフォルダです。
セブンセンスグループでは、すべての顧問先のフォルダの階層構造を統一して管理しているため、誰が処理をしても、どのフォルダにどの資料を保管するのか迷うことがありません。

資料振分は、自社で独自開発をした、DocuWorksプラグインの「資料振分ツール」を使用して行います。
資料振分ツールでは、下の画像のように、画面の左側にDocuWorksバインダーに入っている資料が表示されます。
表示されている資料に対して、右側の振分ボタンをクリックすると、クリックした名称のDocuWorksファイルに振り分けられます。
これを繰り返すと、最終的に振り分けが終わった段階で、それぞれの名称のDocuWorksファイルがエクスポートされます。

なお、資料振分では、不足資料のチェックも同時に行われます。
資料振分ツールで振り分けが終わると、資料管理システム（※前回レポートを参照）の当該月度の各資料の一覧のステータスが、未受領→受領に変わります。
振分ボタンが一度も押されていないものは、このステータスが受領になりませんので、不足資料の扱いとなり、進捗ステータスも「不足資料待ち」の状態になります。

資料振分が終わると、回収された資料の一覧表と、カンバン（※前回レポートを参照）もエクスポートされます。カンバンは次の工程の「入力振分」のフォルダに移動して、処理は完了となります。

2. 資料振分工程の課題と今後の取り組み

専用のツールを使い、完全にシステム化されている資料振分の工程。
取材時に、実際に業務を行っている様子を見ても、非常に効率的に処理が進んでいるように見えます。 振分工程における、今後の課題などはあるのでしょうか？
毎度おなじみの二神さんにお話を伺ってみました。

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セブンセンスグループでは、この振分業務を実施するのが顧問先に紐づいた担当者ではなく、都度指示を受けた職員が実施することになっています。
処理の一部は外部パートナー企業に委託していることもあり、処理者の記憶に頼って顧客ごとの特性など加味した振り分けを行うということはできません。
このため現在の実務では、前月に作成された資料のDocuWorksファイルを参照しながら振り分けを行っている状態なのだそうです。

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今後も資料振分ツールはさらにパワーアップして、業務を効率化してくれそうです。
新しい資料振分ツールに期待していきたいですね！