申告書117件作成の驚異の新人！？入社2年目の若手社員に、今年の確定申告の意気込みをきいてみた
確定申告は、会計事務所にとって重要な業務の一つであり、特にこの時期はグループ全体で士気が高まります。弊グループでは、効率的かつ正確な申告書作成を目指して、日々の業務改善を重ねています。今回は、昨年申告書117件を作成した曽我さんにインタビューを行い、驚異的な成果を上げた秘訣や、今年の意気込みについてお話を伺いました！申告業務の現場で活躍する若手社員の姿を、ぜひご覧ください✨
🔍確定申告・DocuWorks・新人教育・マニュアル作成
…これらのワードに「おっ‼👀」となった方、必ず最後までご覧ください！！！
DX支援部 BPO支援課
2023年入社・静岡拠点勤務
法人決算・年末調整・確定申告などの会計業務を中心に対応しつつ
所内の業務フローの改善提案や、セブンセンスグループ主催の事務所見学会での登壇など、幅広い分野で活躍中。
申告書作成117件⁈ 新人が戦力となる驚くべきその理由とは。
入社1年目から申告書を117件作成されたそうですね。入社1年目の方の件数としては非常に多いかと思いますが、何か秘訣があるのでしょうか。
特別、私の申告書作成が早かったわけではなく、仕組みがしっかりしてるのだと思います。マニュアルも整備されているので、どなたが対応をしても、概ね一定の品質を保ったものができるような仕組みになっています。なので、マニュアルを見ながら丁寧に対応すれば、どなたでも件数は伸びるのではないかと思います。
マニュアルは、どのようなものが用意されてるのですか？
マニュアルはDocuWorksのファイルで用意されています。一つのバインダーの中に必要な資料が項目ごとにまとめられています。項目名から自分が担当する工程の資料をすぐに確認できますし、資料も実際のPCの操作画面に沿って説明されていてわかりやすいです。
PCソフトの操作手順を中心に、各工程の対応方法がまとめられている。
そのようなマニュアルがあれば、迷うことなく申告書作成ができそうですね！
実は、前回の確定申告の申告書作成件数は、私は4番手でした。上位3名は短期アルバイトやパートタイマーの方々で、1位の方は250件以上作成されています。それもやはり、初めて申告書作成をされる方でも対応できるくらいマニュアルが整っていたこと、そしてマニュアル化ができるほど業務が標準化されていることが大きな理由だと思います。勿論、イレギュラーがあった際は、先輩社員に聞いて進めますが、基本的にはマニュアルに沿って進めれば問題ありません。
また、私はほとんど会計処理をしていないです。消費税の決算修正の仕訳だけ入力をしましたが、その他は入力の担当の方が対応されました。そのため、117件というのは申告書の作成に特化した件数になります。このように「入力担当」「申告書作成担当」など、工程ごとに分業された業務体制が整っていることで、各自が自工程の対応に集中でき、結果として多くの件数を対応できたのだと思います。
なるほど、納得です！では…今年の目標はズバリ何件ですか？また、それに向けて準備をしていることがあれば教えてください。
150件を目標にしています。今年はマニュアルの作成を担当しているため、作成しながら昨年のことを思い出してます。昨年はスタートダッシュが少し遅れてしまったので、マニュアルを作りながら業務イメージを固めて、昨年よりも早くスタートダッシュを切れたらいいなと思っています。
素晴らしい意気込みですね。マニュアルは昨年度のものをベースに修正を入れていく形でしょうか？
そうです。昨年は教育担当の方がマニュアルを作成されましたが、今年はそのマニュアルを参考にしつつも、実際の対応者目線でより細かく作成できたらと考えています。
申告書作成をしながら複数業務を同時並行！その秘訣は？
昨年は申告書作成と並行して、その他の業務にも携わっていたとのことですね。
申告書を作成した後に、確定した税額をお客さまにお知らせする業務があります。また、短期アルバイトの方に「納税額が確定しました」という書類を作成いただき、私が内容確認の上、郵送する業務もありました。確定申告以外では、法人決算を3件担当していました。
それぞれの業務割合は、どのような感じでしたか？
法人決算の業務は月末にまとめて引き継ぎが来ることが多いので、2月の前半は確定申告の申告書作成、後半は法人決算に集中する、という流れでした。なので並行してやるというより、時期ごとにまとめて対応する形でしたね。
結果的に時間の使い方として、申告書の作成と他の業務で半々くらいの割合だったかと思います。残業も通常の時期に比べると多くはなりましたが、社内のパソコンは22時に強制的にシャットダウンする設定が入っているので、22時前には退勤していました。
今年は、申告書の作成業務以外で、業務内容の変化はありますか？
今年は、昨年以上に人員を増やして対応をする予定です。短期アルバイトの方や新卒入社の方など、初めて確定申告業務に関わる方が多くなるので、2年目の私はフォローに力を入れたいなと思っています。
最後に、今年の確定申告に向けての意気込みを教えてください。
まず、先ほどお話しした通りですが、申告書作成を150件やりたいと思っています。それに加えて、昨年は色んな工程に関わらせていただきましたので、その経験を活かして、今年初めて確定申告の対応する後輩たちのフォローを頑張りたいと思っています。
また、個人的な目標ですが、電話対応をもっとしっかりしたいと思っています。昨年はお客様から、納税方法の確認や「なぜこの税額になったのか」というお問い合わせをいただくことがありました。その対応をほとんどマネージャーに引継いでしまっていたため、今年は1件でも多く対応し、よりステップアップできればと考えています。
今回のコラムでは、弊グループの分業体制の仕組みや、入社2年目の曽我さんの申告書作成における努力と工夫についてご紹介しました。更なる業務体制の強化や後輩へのフォローを通じて、チーム全体の力を引き上げようと奮闘する曽我さんの姿は、私たちも学ぶべきところが多いと感じました。今年も目標達成に向けた意欲的な挑戦が続きます。
これからも、グループ全体で効率化や品質向上を追求し、さらに多くのお客様に喜んでいただけるサービスを提供してまいります。