年明けから始まる確定申告業務――会計事務所にとって最大の繁忙期がいよいよ近づいてきました。この時期を乗り切るためには、業務の効率化が何より重要です。

弊グループではこれまで、DocuWorksを活用した日常業務の効率化について、セミナーやコラム、事務所見学会を通じてご紹介してきましたが、本コラムでは、PSLコンサルタントの島口さんが確定申告だけにスポットを当てたDocuWorks活用術をたっぷりご紹介します！

今回は『自社開発ツール』を用いた確定申告業務の自動化について解説していきます！これらのヒントは、繁忙期の負担を劇的に軽減し、確定申告をスムーズに進めるための大きな助けとなるはずです。ぜひ、業務効率化の仕組みを覗き見してください！✨
では、島口さんお願いします！≡(੭•̀ᴗ•̀)੭

🔍 DocuWorks・電子申告・自動振分・進捗管理表
…これらのワードに「おっ‼👀」となった方、必ず最後までご覧ください！！！

アイデアをすぐに具現化！自社開発の魅力

セブンセンスグループには専任のプログラマーが在籍しているため、数多くのツールを自社開発してきました。例えば、申告や業務管理の中で「こうしたらもっと効率化できる」「手作業で行っているけれど自動化できないかな？」というアイデアが出た際は、すぐにプログラマーが担当部署にヒアリング。現場の声を迅速に取り入れ、形に出来る環境を整備してきました。そうして出来上がったツールはサードパーティー製のプラグインよりも自社の業務環境にフィットしており、どれも弊グループには欠かせないツールとなっています。今回はその中から、特に革新的なものをご紹介したいと思います！

進捗管理表と連動！ファイルが格納されているか自動確認！

一つ目にご紹介するのは「突合ツール」です。

こちらは、各顧客先フォルダに所定のファイルが正しく格納されているかを確認するツールで、確定申告業務における申告漏れのリスクを未然に防ぐために開発されました。進捗管理表で「申告が完了している」とされている顧問先をCSVファイルで抽出し、それをツールに読み込ませることで、各顧客先フォルダの所定のフォルダに対象となるファイルが保管されているかチェックを行います。確認の結果、ファイルが不足している場合はリスト化され、担当者がその顧問先の状況を再確認することができます。

確定申告業務で、このツールを使用した結果「電子申告をしていないのに管理表が完了になっている」などの、管理表の更新誤りが発覚しやすくなり、申告漏れ等のような重大なトラブルを回避することが可能になりました。また、このツールは効率的に大量の顧客先フォルダをチェックできるため、従来の手作業に比べて大幅な時間短縮にも繋がりました！

各顧客先フォルダに入っている所定の資料を所定のフォルダに集めてくるツール

二つ目にご紹介するのは「引き寄せツール」です。

こちらは、各顧客先フォルダから所定の資料を一箇所に集めるツールで、納品物を印刷する際に一括で対象となるファイルを準備することができます。「突合ツール」と同じく進捗管理表で「納品待ち」とされている顧問先をCSVファイルで抽出し、それをツールに読み込ませることで、各顧客先フォルダの所定のフォルダに保管されている対象ファイル、一括でコピーして特定のフォルダに集約します。

確定申告業務で、このツールを使用した結果、各顧問先フォルダに一つずつアクセスしてファイルを手動で集める必要がなくなり、納品準備のスピードが飛躍的に向上しています。また、資料の集約が自動化されることで、納品漏れや資料不足といったヒューマンエラーを防ぐことにも繋がっています！

自動化カギは「名称設定」、それにまつわる自社開発ツール！

自動化には「名称設定のルール徹底」がカギ！

前回は外部プラグイン『eDocArrangement2』を用いたファイルの自動振分けについて、今回は自社開発ツールを用いた2つの業務自動化についてご紹介をしました。いずれも弊グループでは欠かせない魅力的なツールになっていますが、ツールが正確に機能する理由は「名称設定のルール徹底」がされているからです。いずれのツールも、対象となるフォルダやファイルの名称の頭に付けられた顧客番号や資料名をキーに検索をして対象ファイルを判定しています。そのため、まず自動化ツールの導入を行うに当たっては、自社のフォルダやファイル名称のルールの徹底が求められます。

しかし、社内でルールを浸透させ、維持する文化を作るのは簡単ではありません。さらに、DocuWorksのように束ねられた大量のファイルを手動で一つずつ名称を場合は、手間と時間がかかります。そこで、セブンセンスでは現場の名称設定に関する課題解決のために、自社開発ツールを開発しました。
その名も「資料振分ツール」というものです！

「資料振分ツール」で名称設定の悩みを解決！

「資料振分ツール」
公式ホームページはこちら
その他のコラムでも紹介中！（開発者秘話　その１・その２　／　使用者インタビュー　こちら）

「資料振分ツール」は、セブンセンスが開発したDocuWorks資料の振り分けを行うためのDocuWorksプラグインです。資料の仕分け作業における手間を軽減することを目的に設計され、直感的な操作で大量の資料を効率的に振り分けられます。画像を見ながら予め設定した資料名をクリックするだけで名称設定が進むため、手軽かつ入力ミスがなく名称設定が可能です。そのうえ、テンプレート機能もあるため、顧客や業務別にテンプレートを保存しておくことで、仮に担当者が変わっても名称設定のルールを維持することが可能です。

また、確定申告業務に特化した「確定申告版」もあり、給与明細書や保険料控除資料を簡単に仕分けられるため、繁忙期における作業負担を大幅に削減できます。このツールはグループ内でも、機能性の高さやシンプルな操作性が高く評価されたため、DocuWorksのプラグインとして販売を開始しました。
販売直後から、多くのユーザーさまから好評をいただいており、体験版の提供も開始。ぜひ、一度お試しください！

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前後編にわたり、確定申告業務の自動化に焦点を当てて、DocuWorksツールのご紹介してきました。これらのツールは、確定申告業務だけでなく、日常業務にも活用できる機能性の高いツールです。ただし、これらを最大限に活用するためには、所内のファイル整理、特に名称設定やフォルダ構成のルール化が欠かせません。今回ご紹介した「資料振分ツール」などを活用すれば、事前準備もスムーズに進めることができます。ツール導入や業務効率化でお困りの際は、ぜひセブンセンスグループにご相談ください！