製造部門のオペレーションに質問が集中！6月7日開催セブンセンスグループ事務所見学会レポート
6月7日（金）に開催された株式会社クラビス様主催のセブンセンスグループ事務所見学会。当日は、10事務所から合計18名の方々にご参加いただきました。
見学会はセブンセンスグループの紹介から始まり、製販分離の体制についてや、販売部門と製造部門の業務フロー、現在の取り組み事例などを詳しく解説させていただきました。
見学中は、オフィスの様子を熱心に観察されている方や、想像との違いに驚かれている方もいらっしゃいました。デュアルディスプレイの使い方や、シンクライアントの仕組みなど、リアルな業務環境を見て、次々と質問が飛び交う場面もありました。
質問が集中した製造部門のオペレーション
質疑応答の時間では、特に製造部門のオペレーションに関する質問が集中しました。情報共有の方法や資料の振り分け、スキャン業務についてなど、具体的な運用方法について質問を多くいただきました。
Q 担当が複数いる場合、どのように情報を共有をしていますか？
A 面談日誌などは、それをスキャンして全員がアクセスできる場所に保存するルールを設けています。最近では、業務の種類ごとに必要な情報を整理し、面談日誌にフラグを付けて管理しています。
Q 資料のスキャンと振り分けを担当する人の1ヶ月の過ごし方はどのような感じですか？
A スキャンと振り分けを担当する人たちの1ヶ月の過ごし方は、資料の量によって変動します。基本的には、毎月約3万枚の資料をスキャンしていますが、忙しい日と比較的手が空く日があるため、パート社員とアウトソーシングでバランスを取っています。具体的には、パート社員3名とアウトソーシングで1.5人のワーカーが対応しています。パート社員は週に3〜4回、1日5時間勤務し、常に2名が勤務している状況です。
Q 入力工程でのフィードバックはどのように行われていますか？
A アナログな方法ではありますが、月次では不明事項をExcelでやり取りをしています。これはシステム化しなければならない課題だと思っています。
修正は、数が少なければ、チェックした人が修正することになっていますが、直してしまうことによってフィードバックのモチベーションがなくなってしまったりもします。
そこで、システム履歴から仕訳変更箇所を抽出して、どの箇所が修正されたのかをセルフチェックできるシステムを構築しています。
当日は、製販分離の体制を作るために試行錯誤している事務所様も多く参加されていて、実際に業務を行うことを想定した、より詳細な情報についてのご質問が多かったように思います。
参加者の感想
見学会終了後のアンケートでは、多くの参加者が製造部門のオペレーションや各ツールの実演デモを特に好評としていました。DocuWorksやアニーなどのツールにも大きな興味が寄せられました。
また、各担当者の業務状況の把握と進捗管理や、紙媒体に依存している現状に課題感を持たれている事務所が多く、進捗管理システムやペーパーレス化の取組みについては、とくに役に立ったと感じていただけたようです。
まとめ
今回の事務所見学会では、製販分離の取り組みや製造部門のオペレーションについて詳しく解説をさせていただきました。
事務所見学会は、オンラインセミナーなどでは伝えきれない情報や、現場だからこそ弊社の取り組みを実際にご覧いただくことができます。
今回の株式会社クラビス様主催のセブンセンスグループ事務所見学会が大変好評だったため、下記の日程でアンコール開催が決定しました。
2024年8/9(金) クラビス主催セブンセンスグループ事務所見学会
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