セブンセンスグループの資料回収の秘密 ペーパーレス事務所の “舞台裏” 第1回
皆さん、こんにちは！ 紙無 和也です！
私はセブンセンスグループのメンバーとして ｢日本一のペーパーレス事務所｣ を目指して日々活動しています。
私たちのグループは、『完全ペーパーレス化に成功した事務所』として知られています。しかし、その成功の裏には、数々の試行錯誤と挑戦があり、それは現在も続いています。このコラムでは、その舞台裏を大公開します！
第1回は ｢セブンセンスグループの資料回収の秘密｣ についてレポートします！
1. 資料回収の複雑さ： 自計化 “非” 推進事務所の現実
私たちセブンセンスグループは、顧問先に対して自計化を積極的に推進していません。完全な自計化は顧問先と会計事務所の双方にとって理想的ではありますが、すべての顧問先において、それを実現することは容易ではありません。そこで私たちは、『顧問先の負担を減らし、会計データ修正の手間を避けるための記帳代行が最も効果的だ』という結論に至り、そして実践しています。
資料の回収方法は顧問先ごとに異なります。最も一般的なのは、顧問先担当者の月次訪問時に回収する方法ですが、郵送やネット経由でデータを受け取るケースもあります。私たちは、これらの資料を効率的に回収し、手戻りを最小限にするための工夫を日々行っています。
2. 回収した資料の組織的な管理： システムを駆使しての徹底した追跡
上の図は、私たちの資料回収フローを示しています。セブンセンスグループでは、預かった紙資料を『入庫処理』という工程で確認し、すべて電子化してから入力処理へ移行します。この工程は、『資料管理課』という専門の部署が担当しています。
一日に2回、入庫処理へまわされます。
入庫処理では、資料の簡単なチェックが行われます。そして、社内の2つの業務管理システムにも登録されます。
- 月次進捗管理システム：
このシステムは、業務の全体進捗を一目で確認できるよう設計されています。顧問先担当者は、どこまで処理が進んでいるのかを確認することができ、各工程の処理を行う担当者も、自身の担当する処理の状況を把握することができます。
- スキャンメモ：
これは kintone アプリを使用したシステムで、資料が現在どの工程へ置かれているのかをトレースするために登録されます。これにより、回収した資料の紛失を防ぎ、処理が完了した資料を迅速に返却できるようになっています。
現在、2つのシステムを統合したシステムを開発中。
これらのシステムを活用することで、誰もが業務進捗と資料の所在を確認できるようになっています。入庫処理を終えた資料は、『スキャンメモ』のアプリからアウトプットした『資料保管受付表』を添付して、資料返却へとまわされます。
3. 資料回収の課題と今後の取り組み
私たちセブンセンスグループは、効率的な資料回収を目指して日々の業務に取り組んでいます。
しかし、その道のりは決して平坦ではありません。資料管理課のリーダーである二神さんに、現在の
課題と今後の取り組みについて話を伺いました。
やはり、期限ギリギリでいつも処理を行うのは、好ましくないですよね。
現在は基本的に顧問先との接点を持たない資料管理課ですが、今後は顧問先に直接アプローチすることによって、資料回収の遅延に対応していくのだそうです。
二神さんの言葉からも、セブンセンスグループが顧問先のため、より良いサービスの提供に向けて、日々努力していることが伝わってきます。資料管理課は、その中でも重要な役割を果たしているのです。